RFP360: Opkomende tegnologie om die pyn van RFP's te verwyder
Ek het my hele loopbaan in sagtewareverkope en bemarking deurgebring. Ek het gesukkel om warm leidrade in te bring, die verkoopsiklus te versnel en transaksies te wen - wat beteken dat ek honderde ure van my lewe belê het om daaraan te dink, daaraan te werk en daarop te reageer RFP's — 'n noodsaaklike euwel wanneer dit kom by die wen van nuwe besigheid.
RFP's het nog altyd gevoel soos 'n nimmereindigende papierjaagtog - 'n ellendig stadige proses wat onvermydelik vereis het om antwoorde van produkbestuur te soek, konflik met reg te voer, probleme met IT op te los en getalle met finansies te bevestig. Diegene wat bekend is weet - die lys gaan aan. Bemarkings-, verkope- en besigheidsontwikkeling-professionals spandeer ontelbare ure om op ondoeltreffende wyse deur vorige antwoorde op herhalende vrae te sif, antwoorde op nuwe vrae na te jaag, die inligting te verifieer en oor en oor goedkeurings te soek. Die proses is kompleks, tydrowend en 'n druk op enige organisasie se hulpbronne.
Ten spyte van die vinnige evolusie van tegnologie, het die RFP-proses vir baie besighede baie min verander van my ervarings aan die begin van my loopbaan meer as 'n dekade gelede. Bemarkingspanne gebruik steeds handmatige prosesse om voorstelle saam te stel, deur antwoorde te gebruik wat uit enige aantal bronne getrek is wat in Excel-sigblaaie, gedeelde Google-dokumente en selfs e-posargiewe kan voorkom.
Dit gesê, ons wens nie net desperaat dat die RFP-proses doeltreffender was nie, maar die industrie begin dit eis, en dit is waar opkomende sagteware 'n geweldige impak op die RFP landskap.
Voordele van RFP-sagteware
Behalwe dat die konstruksie van 'n RFP minder pynlik is; die opstel van 'n vinnige, herhaalbare proses vir RFP's kan 'n direkte invloed op die inkomste hê. Dit is hier waar opkomende RFP-tegnologie intree.
RFP-sagteware sentraliseer en katalogiseer algemene vrae en antwoorde in 'n inhoudsbiblioteek. Die meeste van hierdie oplossings is gebaseer op wolke en ondersteun intydse samewerking tussen voorstelbestuurders, vakdeskundiges en goedkeurers op uitvoerende vlak.
In die besonder, RFP 360 stel gebruikers in staat om vinnig:
- Stoor, vind en hergebruik inhoud met 'n pasgemaakte Kennisbasis
- Werk saam met kollegas aan dieselfde weergawe van 'n enkele dokument
- Ken vrae toe, hou vordering dop en outomatiseer aanmanings
- Outomatiseer antwoorde met KI wat vrae identifiseer en die korrekte antwoord kies
- Toegang tot die Kennisbasis en werk aan voorstelle in Word, Excel en Chrome met inproppe.
As gevolg hiervan, gebruikers van 'n RFP 360Volgens die oplossing vir voorstelbestuur kon hulle die totale responstyd dramaties verminder, die aantal RFP's wat hulle kon voltooi, verhoog en terselfdertyd hul algehele wenpryse verbeter.
Ons het vanjaar op 85 persent meer RFP's gereageer as verlede jaar, en ons het ons bevorderingskoers met 9 persent verhoog.
Erica Clausen-Lee, hoofstrategie-beampte by InfoMart
Met vinniger antwoorde sal u meer algemene geleenthede hê om konsekwente, akkurate en doeltreffende antwoorde te lewer wat waarskynlik die besigheid sal wen.
Verhoog die konsekwentheid van RFP
Met behulp van die kennisbasis van die platform kan gebruikers maklik voorgestelde inhoud stoor, organiseer, soek en hergebruik, wat hulle 'n voorsprong op RFP-antwoorde gee. 'N Gesentraliseerde middelpunt vir inhoud van voorstelle hou u span nie in staat om bestaande antwoorde te herskryf nie, sodat u data kan versamel en die beste antwoorde vir toekomstige gebruik kan behou.
Ons het die veiligheid om te weet dat ons kennis veilig en konsekwent is. Ons hoef nie bekommerd te wees dat ons enige KMO-kundigheid sal verloor as iemand ophou of vakansie hou nie. Ons spandeer nie ure om vorige antwoorde te soek nie en probeer uitvind wie doen wat nie, want al die vrae en antwoorde is daar in RFP360.
Beverly Blakely Jones van National Geographic Learning | Cengage gevallestudie
Verbeter RFP-akkuraatheid
Verkeerde of verouderde antwoorde kan moeilik wees om te vang, selfs vir die mees ervare spanlid. As dit gekombineer word met die sperdatum wat gereeld voorkom op 'n RFP, is die risiko om foutiewe inligting te verskaf. Ongelukkig kan onakkurate inligting ook baie duur wees omdat dit u die besigheid wat u wil beoefen, kan kos. 'N Foutiewe RFP-reaksie kan lei tot uitsluiting van oorweging, langdurige onderhandelinge, vertragings in kontraktering of erger.
Wolkgebaseerde RFP-sagteware spreek hierdie probleem aan deur spanne toe te laat om hul antwoorde vanaf enige plek op enige tyd op te dateer met die vertroue om te weet dat die verandering stelselwyd weerspieël word.
Hierdie tipe funksies is byvoorbeeld 'n uitstekende hulpmiddel om 'n produk of diens gereeld op te dateer wat in 'n standaardrespons opgeneem moet word. In baie gevalle moet die spanne deur hierdie tipe verandering gekonfronteer word, om te verseker dat opdaterings institusioneel aangeneem word en dan elke lid opvolg om te verseker dat dit op 'n individuele vlak gedoen word, terwyl elke voorstel ook gekontroleer word voordat dit gaan uit. Dit is uitputtend.
Wolkgebaseerde RFP-sagteware bestuur hierdie veranderinge vir die hele onderneming en dien as 'n enkele skoonmaakplek vir ontwikkelende inhoud.
Verbeter RFP-doeltreffendheid
Die grootste voordeel van RFP-sagteware is hoe vinnig doeltreffendheid verbeter word - op sy eie manier is die tyd wat dit neem om 'n RFP met behulp van hierdie tipe tegnologie te bou, vergelykbaar met die verskil tussen bestuur van kus tot kus en vlieg. Baie RFP-sagteware-oplossings, insluitend RFP360, is ook op die wolk gebaseer, wat vinnige implementering moontlik maak, wat beteken dat die resultate amper onmiddellik is.
Tyd om te waardeer (TtV) is die idee dat daar 'n horlosie is wat naspoor hoe lank dit 'n kliënt neem van ondertekende kontrak tot die 'ah-ha-oomblik' wanneer hulle die waarde ten volle verstaan en die potensiaal van die sagteware ontsluit. Vir RFP-sagteware vind hierdie oomblik tipies plaas 'n paar weke nadat die kontrak onderteken is wanneer die gebruiker saam met die kliëntervaringspan aan hul eerste RFP werk. Die standaardantwoorde en die eerste voorstel word na die stelsel gelaai, dan die ah-ha-oomblik - die sagteware herken die vrae en voeg die korrekte antwoorde in, wat gemiddeld ongeveer 60 tot 70 persent van die RFP voltooi - in 'n oomblik se tyd.
Ons het gevind dat die koppelvlak van RFP360 die mees intuïtiewe en maklik om aan die gang te kom, was. Daar was 'n baie minimale leerkurwe vir ons, en dit het ons prestasie amper dadelik laat toeneem.
Emily Tippins, verkoopsadministrateur vir Swish-onderhoud | Gevallestudie
Die ontwikkeling van die RFP-proses gee gebruikers tyd om te fokus op strategiese inisiatiewe op hoër vlak.
Dit het ons beslis meer doeltreffend gemaak. RFP360 het ons tyd teruggegee en ons in staat gestel om regtig ons projekte te kies. Ons is nie meer woes nie. Ons kan diep asemhaal, daarop fokus om strategies te wees en seker te maak dat ons die regte projekte kies en kwaliteit antwoorde lewer.
Brandon Fyffe, mede-ontwikkelingsmaatskappy by CareHere
Must-Haves vir RFP-tegnologie
- Sake buite RFP's - Reaksiesagteware is nie net vir RFP's nie, jy kan ook versoeke vir inligting bestuur (RFI's), sekuriteit en omsigtigheid-vraelyste (DDQ's), versoeke vir kwalifikasies (RFQ's) en meer. Die tegnologie kan gebruik word vir enige tipe gestandaardiseerde vraag-en-antwoord-vorm met herhaalbare antwoorde.
- Beste bruikbaarheid en ondersteuning in die klas – Nie almal wat aan RFP's werk is 'n supergebruiker nie. RFP's vereis insette van baie departemente en vakkundiges met verskillende vlakke van tegniese vaardigheid. Kies 'n oplossing wat maklik is om te gebruik en intuïtief met uitstekende kliëntediens.
- Ervaring en stabiliteit - Soos met enige SaaS-tegnologieverskaffer, kan u gereelde opdaterings en verbeterings van u RFP-tegnologie verwag, maar maak seker dat die onderneming die ervaring het om werklike nuttige funksies te lewer waarop u kan vertrou.
- Knowledge Base - Elke RFP-oplossing moet 'n deursoekbare inhoudshub insluit wat u gebruikers in staat stel om maklik saam te werk en opdaterings te lewer oor die antwoorde wat aan hulle toegewys is. Soek na 'n oplossing wat AI gebruik om algemene vrae by hul antwoorde te pas.
- Intelligente inproppe en integrasies - RFP-tegnologie moet saamwerk met die programme wat u gebruik. Soek na invoegtoepassings waarmee u u kennisbasis kan gebruik terwyl u aan u antwoord werk in programme soos Word of Excel. Die sagteware moet ook integreer met sleutel CRM- en produktiwiteitstoepassings om u bestaande RFP-prosesse naatloos te ondersteun.
Mors minder tyd en wen meer RFP's
RFP's gaan oor wen. Dit is ontwerp om die koper te help besluit wie die beste is, en hoe vinniger u kan bewys dat u besigheid die rekening pas, hoe beter. RFP-sagteware versnel u proses om u vinniger in ag te neem, meer sake te sluit en u nog meer geleenthede te gee om te wen.
Namate bemarkingspanne nog meer ooreenstem en saamwerk met inkomste, word RFP-tegnologie nog belangriker vir die proses. Die vraag na vinnige RFP-antwoorde verdwyn nie. Moet dus nie wag totdat u dit nie meer kan doen om tegnologie aan te wend wat u tyd bespaar op u RFP's nie. Jou mededingers sal beslis nie.
