Oor u volgende vergadering

Depositphotos 18597265 s

Ek het onlangs baie gedink aan vergaderings. Seth se plasing op jaarlikse geselskapsgeleenthede het my geïnspireer om hierdie pos te begin formuleer. As persoon met 'n werknemer van een werknemer, moet ek baie versigtig wees met hoeveel vergaderings ek bywoon wat nie inkomste genereer nie.

Elke dag word ek na 'n vergadering genooi - gewoonlik 'n koppie koffie of 'n middagete. Die meeste van die tyd is dit professionele verhoudings of selfs leierskap, dus dit lewer nie opbrengste op nie vandag, maar more kan dit tot iets lei. Hierdie vergaderings is ongelooflik opwindend ... tipies dinkskrums of strategieë oor 'n onderneming, hul bemarking of 'n tegnologie wat toeneem.

Dit is heeltemal anders as toe ek by groot maatskappye gewerk het wat daagliks vergaderings gehou het. Vergaderings by maatskappye is duur, onderbreek produktiwiteit en is dikwels 'n absolute mors van tyd. Dit is die soort vergaderings wat die kultuur van 'n onderneming benadeel:

  • Vergaderings gehou om konsensus te vind. Die kans is groot dat u iemand aangestel het wat verantwoordelik is om die werk te verrig. As u 'n vergadering hou om vir hulle te besluit ... of erger nog ... om die besluit van hulle weg te neem, maak u 'n fout. As u die persoon nie vertrou om die werk te verrig nie, moet u hom afdank.
  • Vergaderings om konsensus te versprei. Dit is 'n bietjie anders ... word gewoonlik deur die besluitnemer gehou. Hy of sy is nie vol vertroue in hul besluit nie en bang vir die gevolge. Deur 'n vergadering te hou en konsensus van die span te kry, probeer hulle om die skuld te versprei en hul aanspreeklikheid te verminder.
  • Vergaderings om vergaderings te hê. Daar is niks ergers as om iemand se dag te onderbreek vir die daaglikse, weeklikse of maandelikse vergadering waar daar geen agenda is nie en niks gebeur nie. Hierdie vergaderings is ongelooflik duur vir 'n onderneming en kos duisende dollars.

Elke vergadering moet 'n doel hê wat nie onafhanklik bereik kan word nie ... miskien 'n dinkskrum, 'n belangrike boodskap kommunikeer of 'n projek kan afbreek en take kan toewys. Elke maatskappy moet 'n reël maak - 'n vergadering sonder 'n doel en agenda moet deur die genooide ontken word.

Baie jare gelede het ek deur 'n leierskapklas gegaan waar hulle ons geleer het hoe om vergaderings te hou. Dit klink miskien snaaks, maar die koste van vergaderings aan groot organisasies is aansienlik. Deur elke vergadering te optimaliseer, het u geld, tyd bespaar en u spanne opgebou in plaas daarvan om hulle te benadeel.

Spanvergaderings het 'n leier gehad, a skrywer (om aantekeninge te maak), a tydbewaarder (om te verseker dat die vergadering betyds was), en a hekwagter (om oor die onderwerp te hou). Die tydbewaarder en poortwagter het elke vergadering omgeskakel en het die volle mag om onderwerpe te verander of 'n einde aan 'n sessie te maak.

Die laaste tien minute van elke vergadering is gebruik om 'n Plan van aksie. Die aksieplan het drie kolomme gehad - Wie, wat en wanneer. In elke aksie is bepaal wie die werk sou doen, wat die meetbare aflewerings was en wanneer hulle dit sou wou bereik. Dit was die leiers se taak om mense verantwoordelik te hou vir die ooreengekome aflewerings. Deur hierdie reëls vir vergaderings in te stel, kon ons die vergaderinge nie onderbreek nie en het dit produktief begin maak.

Ek sal u uitdaag om na te dink oor elke vergadering wat u hou, of dit nou inkomste genereer, of dit produktief is en hoe u dit bestuur. Ek gebruik Kalend om my vergaderings te beplan en wonder gereeld hoeveel vergaderings ek sou hê as u 'n fooi per kredietkaart moes betaal om dit te beplan! As u vir u volgende vergadering uit u salaris moes betaal, sou u dit nog gehad het?

3 Comments

  1. 1

    Doug, ek wil graag 'n vergadering met u beplan om dit meer te bespreek. 🙂

    Ek het eenkeer gehoor hoe 'n komediant sê dat vergaderings baie vinniger in die Amerikaanse sakewêreld sou verloop as die organiseerder net die vergadering sou begin deur almal te vra om hul hand op te steek as hulle nog werk aan watter ding hulle ook al gewerk het.

  2. 2

    Awesome pos! Die filosofie 'alle vergaderings is opsioneel' is eintlik 'n riglyn vir 'n ROWE, wat my maatskappy nou al 'n paar jaar geniet. So baie van ons heg waarde aan die verkeerde dinge, soos 'gesig', of om 'n stoel op 'n voorafbepaalde tyd te vul. Vergaderings en tyd is baie goed en het waarde in die regte konteks, maar ons moet nie toelaat dat hierdie dinge ons die illusie van produktiwiteit gee as dit nie sin maak nie.

Wat dink jy?

Hierdie webwerf gebruik Akismet om spam te verminder. Leer hoe jou opmerking verwerk is.